Que fait une wedding planner à un mariage ?

Le métier de Wedding Planner est de plus en plus connu, mais certains futurs mariés ne connaissent pas très bien le rôle et les missions d’une wedding planner à un mariage. Éclaircissons tout ça ! :)

Cet article parle de MA prestation « Coordination jour-j ». Les Wedding Planner font sensiblement la même chose, mais il se peut qu’il y ait des tâches qui différents d’une WP à une autre.

La veille du mariage

Mon rôle de coordinatrice de mariage commence dès la vieille du mariage. J’arrive dès le début de la location du domaine qui est souvent à 14h00.

Je fais l’état des lieux avec vous parce qu’il y a des choses que je dois savoir et que je vais devoir transmettre le lendemain aux prestataires : où est le compteur électrique, où est le matériel de nettoyage pour le traiteur, où est rangée la télécommande du vidéoprojecteur etc…,
J’accueille les premiers prestataires : Loueur de mobiliers, loueur de la vaisselle, traiteur, photobooth, etc…,
On fait un point ensemble sur le programme du lendemain s’il y a eu des changements de dernières minutes,
Je vous aide à positionner les tables dans la salle de réception. Avec l’expérience, j’arrive à placer les tables dans l’espace de façon à ce que vos invités soient à l’aise et que les serveurs puissent se déplacer facilement,
En option : je peux installer les tables, les chaises et la décoration sur les tables. La différence avec le point juste au-dessus, c’est que je m’occupe de tout et vous, vous n’installez rien. Vous pouvez accueillir vos premiers invités, ou faire votre cérémonie civile. Si cette option est retenue, je viens avec une personne supplémentaire.

Le jour du mariage

Durant toute la journée :

Je m’assure que le planning soit respecté : je donne le tempo aux prestataires et à vous, les mariés, comme cela, vous n’avez pas à vous soucier de ce que vous avez à faire,
J’accueille les prestataires et je leur fais un débrief du programme,
En option : J’installe les chaises de la cérémonie laïque,
J’accueille les invités et je les installe à la cérémonie (civile, religieuse ou laïque),
Je prépare votre cortège avec les témoins, les demoiselles d’honneur et vos parents et vous-même. Je donne le top au DJ pour lancer la musique.
A la fin de la cérémonie, je distribue les pétales de fleurs,
En option : je range les chaises de la cérémonie laïque,
Je récupère les fleurs de la cérémonie pour les repositionner à la réception,
J’aide le photographe pendant les photos de groupe : j’appelle au micro les groupes un par un pour que ce moment soit fluide et qu’il ne dure pas trop longtemps. Plus vite les photos de groupe sont faites, plus vite vous pouvez profiter de vos invités 🙂
Je suis la référente des prestataires, s’ils ont une question, c’est à moi qu’ils s’adressent, comme cela, ils ne vous dérangent pas et vous pouvez profiter pleinement de votre journée,
Je réponds à toutes les questions de vos invités et je m’occupe des surprises prévues par vos proches. Vos proches n’ont pas à se soucier de savoir à quel moment ils doivent intervenir. Je vais les chercher quand c’est leur tour.
Avant le repas, je remodule les places des invités s’il y a eu des désistements. Comme cela, il n’y a pas de places vides à l’entrée de vos invités en salle,
Je fais un point avec le traiteur pour le placement des personnes avec un régime alimentaire spécial,
Je prépare la salle : j’allume les bougies et les lumières (ciel étoilé, guirlandes guinguettes…),
Je suis en relation permanente avec le traiteur, le DJ et le photographe pour gérer le timing du vin d’honneur et du repas selon les différentes animations. C’est très important pour eux d’avoir une personne qui connait le planning par cœur et qui peut leur dire au quart d’heure près ce qui va arriver. Avant le lancement de chaque surprise (discours/animations), je fais toujours un point avec le traiteur et le DJ pour savoir si c’est bon pour eux. De cette façon, je sais que tout le monde est prêt, et le programme se déroule parfaitement pour tout le monde.

Je pars du mariage vers 00h30/1h au lancement de votre soirée dansante. Je fais un dernier point avec le traiteur et le DJ pour être sûr que tout va bien pour eux, puis je m’en vais.

Ce qui est important à retenir :

La coordination d’un mariage est un véritable travail d’équipe. Je suis la cheffe d’orchestre mais je prends en considération toutes les contraintes et les demandes des prestataires. Si le traiteur me dit qu’il préfère débarrasser les tables avant de lancer l’animation, je l’écoute, j’attends qu’il ait fini son travail et je lance l’animation. Je sais que pour certains photographes, les photos au coucher du soleil sont indispensables, alors je fais le planning en fonction pour qu’ils aient ce créneau.

On communique énormément entre prestataires le jour-j, et pour eux, avoir une personne qui s’occupe du planning permet à chacun de se concentrer que sur son métier. Quand il n’y a pas de wedding planner à un mariage, c’est généralement le photographe qui s’occupe du planning avec les témoins. Mais le photographe à une charge de travail considérable en plus, ce qui ne lui permet pas d’être concentré à 100% sur les photos, et les témoins ne profites pas entièrement du mariage car ils doivent toujours surveiller le temps et parler avec les prestataires…

Mon rôle de Wedding Planner est de travailler dans l’ombre pour que votre journée se déroule parfaitement bien ! Je travaille discrètement pour que tout soit fluide et que vous puissiez profiter de votre journée.

Ma formule de coordination jour-j ne commence pas la veille du mariage. Si vous souhaitez savoir ce que je fais pendant vos préparatifs, je vous invite à lire le détail de la formule juste ici :

Mariage A&H – Photo : Light on love

Je suis Amélie, Wedding Planner

Organisatrice et coordinatrice de mariages, j‘accompagne au quotidien les futurs mariés à imaginer et préparer leur mariage idéal.

Pour faire connaissance, je vous propose un rendez-vous découverte, gratuit et sans engagement, pour parler de votre mariage et vous présenter mes formules d’accompagnement.